メールでのやり取りは「証拠」になるのか？

労働相談を受けるとき、相談者に必ずお聞きすることは、

「記録をとっていますか」？ということです。

労働契約時（あるいは入社時）の契約書や、雇用条件をめぐっての交渉経過あるいは

退職勧奨や解雇にいたるまでの会社とのやり取りなど、記録がしっかりしていると問題点の整理が出来るし、今後の対策も立てやすいのです。

会社とのやり取りについては、会社側が「そんなことは言っていない」とか「そのような事実はない」などと、言い逃れすることもあるので、会社から出された文書や、自分から出した文書はしっかりと保存しておきたいものです。

ところで、最近は交渉の記録などについて「メールでとってあります」「社内メールで残っているはずです」という、方が多くなってきました。

しかし、メールというのは、かなり不確かなものともいえるので要注意です（国会での「ガセメール」問題もありましたが・・・）。

会社のサーバーあるいはホストコンピュータ内に「あるはず」のメール（情報）は、「自分の所有物ではない」という認識をもちましょう。問題がこじれたら「見れなくなる」可能性が大です。また、自分のコンピュータあるいは記録媒体にメール(情報）をコピーして持っている場合は、その情報が本当に「会社の文書」あるいは「交渉経過の文書」なのか？「証明をしにくい」ということも留意しておきましょう。

「これ、あんたが勝手に自分のコンピュータで作った文章じゃないの？」などと言われかねないのが「メール」なのです。（会社が勝手にメールを作ってしまう恐れすらあります）

どうしたら良いのでしょうか？

解雇や退職干渉に関する会社からの重要な「通知」は必ず、会社の責任所在がわかる印やサインがある「アウトプットしたもの（現物で）」で貰うこと。

交渉経過に関するメールなどは、そのメールと共に、自分の手帳や日記などに、「いつ」「どこで」「なにを」「だれが」「どのように」「なぜ」など問題を整理してまとめておくこと。

メールは便利な情報伝達手段ですが、その管理者は「会社」の場合が多く、必ずしも「自分のもの」ではないことを意識しておきましょう。

また、メールのやり取りは「饒舌」になりがちです。雇用・労働条件に関するやりとりは要点だけ、簡潔に行いましょう。